Funcionalidades Básicas

• ¿Cómo hacer la copia de seguridad de un curso y restaurarla?
• ¿Cómo cambiar la contraseña a un usuario?
• ¿Cómo eliminar los intentos de los usuarios de los cuestionarios?
• ¿Cómo eliminar un curso en Moodle?
• ¿Cómo crear un usuario y dar permisos de administrador?
• ¿Cómo asignar una contraseña a un curso?
• ¿Cómo crear un grupo en un curso?
• ¿Cómo crear una nueva categoría de curso?
• ¿Cómo crear un nuevo curso?
• ¿Cómo Ocultar/Mostrar un curso?
• ¿Cómo cargar y matricular usuarios por medio de archivo CSV?
• ¿Cómo matricular manualmente a un usuario en un curso?
• Configuración del SMTP de Google para Moodle
• Compartir cursos entre compañías en IOMAD
• Administrar las preferencias de notificación de un usuario en Moodle

¿Cómo hacer la copia de seguridad de un curso y restaurarla?

Se debe tener en cuenta que, para realizar este proceso de manera completa, y siguiendo el instructivo, previamente debe crear el curso de la nueva versión, en el cual se restaurará la copia de seguridad generada a partir del curso de la versión anterior.

Paso 1: Ingresar al curso que se actualizará a la nueva versión

Una vez ingresado al curso se debe de dar clic en la opción "Más"

Paso 2: Dar clic en la opción "Reutilización de curso"

Paso 3: Seleccionar la opción de "Copia de seguridad"

Debe de seleccionar la opción de "Copia de seguridad" para iniciar con el proceso.

Paso 4: Iniciar copia de seguridad

Una vez seleccionada la opción, aparecerá el listado de recursos que desea incluir en la copia de seguridad. Tener en cuenta que si desean que el curso pase a la nueva versión sin los usuarios que actualmente se encuentran matriculados debe de desmarcar la casilla "Incluir usuarios matriculados"

Paso 5: Ajustes iniciales

Una vez seleccionado los recursos con los que se creara la copia de seguridad se debe de dar clic en "Siguiente"

Paso 6: Ajustes del esquema

Se debe de seleccionar las actividades con las que se creara la copia de seguridad y dar clic en el botón "Siguiente". Por defecto están todas las actividades marcadas para que la copia de seguridad se cree con las mismas actividades en el curso de la nueva versión.

Paso 7: Confirmación y Revisión

Se debe de colocar un nombre a la copia de seguridad

Paso 8: Ejecutar copia de seguridad

Una vez hecho los pasos anteriores, se debe de dar clic en el botón "Ejecutar copia de seguridad"

Paso 9: Copia de seguridad creada

Una vez que se termine de crear la copia de seguridad la cual de acuerdo al tamaño del curso tomará más o menos tiempo se debe de dar clic en el botón "Continuar"

Paso 10: Descargar copia de seguridad

En la parte inferior aparecerá la copia de seguridad, para tener el archivo de manera local se debe de dar clic en el botón "Descargar"

Paso 11: Restaurar copia de seguridad

Para restaurar la copia de seguridad en el curso que tendrá la nueva versión se debe dar clic en "Restaurar"

Paso 12: Inicio proceso de restauración

A continuación se mostrarán las actividades que se restaurarán en el curso nuevo. Se debe dar clic en "Continuar"

Paso 13: Seleccionar categoría

Se debe de seleccionar la categoría en la cual se restaurará la copia de seguridad del curso.

Paso 14: Buscar categorías

Por medio de la siguiente opción puede buscar en las diferentes categorías de la plataforma.

Paso 15: Restaurar en este curso

En esta sección se recomienda que siempre se seleccione la opción de "Borrar el contenido del curso actual y después restaurar". Se recomienda esta opción ya que la copia de seguridad se restaurará en un curso nuevo por ende no se perderá ninguna información.

Paso 16: Restaurar en un curso existente

En esta sección se debe de seleccionar el curso que al principio de este instructivo se menciona que se debe de crear.

Paso 17: Buscar cursos

Por medio de la siguiente opción puede buscar el curso en el cual se restaurará la copia de seguridad.

Paso 18: Inicio proceso de restaurar copia de seguridad

Una vez seleccionado el curso en el que se restaurará la copia de seguridad se debe dar clic en "Continuar"

Paso 19: Detalles de la copia de seguridad que se restaurará

A continuación, se visualizarán los detalles que se restaurarán en el curso nuevo.

Paso 20: Actividades que se restaurarán

A continuación, se visualizarán las actividades que se restaurarán en el curso nuevo. Por defecto todas las actividades estarán marcadas, se debe dar clic en "Siguiente"

Paso 21: Ejecutar restauración

Para finalizar el proceso, se debe dar clic en "Ejecutar restauración"

Paso 22: Finalización proceso de restauración

Una vez que finalice el proceso de restauración el cual dependerá del tamaño del curso, se debe dar clic en "Continuar" para que redirija a la nueva versión del curso con base a la copia de seguridad que fue restaurada.

¿Cómo cambiar la contraseña a un usuario?

A través del siguiente instructivo, podrá visualizar el paso a paso para actualizar la contraseña de un usuario. Tenga en cuenta que este proceso solo puede ser realizado si dispone de un usuario con rol de administrador.

Paso 1: Ingresar a Administración del sitio

Paso 2: Ingresar a Usuarios

Paso 3: Ingresar a Examinar lista de usuarios

Paso 4: Sección de filtros

En esta sección encontrarán la información de todos los usuarios de la plataforma. Puede hacer uso la sección de filtros para consultar el usuario en específico que requiera editar.

Paso 5: Mostrar más

Puede usar la sección de "Mostrar más..." para habilitar más filtros de búsqueda de usuarios.

Paso 6: Editar usuario

Una vez identificado el usuario que se requiere cambiar la contraseña, debe dar clic en el botón del engranaje para editarlo.

Paso 7: Cambiar contraseña

En el campo "Nueva contraseña" debe de colocar la contraseña que tendrá el usuario para ingresar a la plataforma.

Paso 8: Guardar cambios

Una vez se escriba la contraseña, en la parte inferior encontrara la opción de "Actualizar información personal" para guardar los cambios.

¿Cómo eliminar los intentos de los usuarios de los cuestionarios?

A través del siguiente instructivo podrá visualizar el paso a paso para eliminar un intento de un usuario en un cuestionario

Paso 1: Ingresar a Administración del sitio

Paso 2: Ingresar a Cursos

Paso 3: Ingresar a Administrar cursos y categorías

Paso 4: Buscar el curso

Por medio del siguiente filtro podrá hacer la búsqueda del curso al cual se debe de ingresar a eliminar el intento de un usuario en un cuestionario.

Paso 5: Seleccionar el curso

Una vez identificado el curso, se debe de dar clic sobre el nombre del curso.

Paso 6: Vista

En la parte inferior encontrará la opción de "Vista" para ingresar a visualizar el curso.

Paso 7: ingresar al recurso "Cuestionario"

Una vez ingresado al curso, debe de dirigirse al recurso de cuestionario donde se eliminará el intento del usuario.

Paso 8: Intentos

Debe de ingresar a los intentos del cuestionario.

Paso 9: Filtrar usuario

Puede hacer uso de la sección de filtros por "Nombre" y "Apellido" para buscar específicamente al usuario que se requiera.

Paso 10: Seleccionar intentos

Una vez identificado el usuario, debe de seleccionar el intento que desee eliminar.

Paso 11: Eliminar intentos seleccionados

Para eliminar el intento debe dar clic en la opción de "Eliminar los intentos seleccionados"

Paso 12: Confirmar eliminación de intento

Para eliminar definitivamente el intento seleccionado, debe de confirmarlo mediante el siguiente recuadro.

¿Cómo eliminar un curso en Moodle?

Este instructivo detalla el proceso para eliminar un curso de la plataforma Moodle, una acción que debe realizarse con precaución ya que implica la eliminación permanente de todo el contenido, actividades, calificaciones y datos de usuario asociados al curso.

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Consideraciones Importantes:

• Irreversibilidad: La eliminación de un curso es una acción permanente y no se puede deshacer. Todo el contenido y los datos asociados se perderán.

• Copias de Seguridad: Antes de eliminar un curso, es altamente recomendable realizar una copia de seguridad (backup) del mismo si existe alguna posibilidad de que el contenido o los datos puedan ser necesarios en el futuro.

• Impacto en Usuarios: Considere el impacto en los estudiantes y profesores que estaban inscritos en el curso. Se recomienda comunicarles la eliminación con antelación.

Pasos para la eliminación de un curso:

1. Acceso como Administrador o Gestor de Curso

• Inicie sesión en su plataforma Moodle con una cuenta que posea los roles de administrador o gestor de curso (o un rol con permisos equivalentes para eliminar cursos).

2. Navegación a la Administración del Sitio

• Desde el panel de control o la página principal, acceda al "Panel de administración del sitio". Esto se encuentra generalmente en el bloque de "Administración del sitio".

3. Localización de la Sección de Cursos

• Dentro del Panel de Administración del Sitio, busque y seleccione la opción "Cursos".

• A continuación, haga clic en "Administrar cursos y categorías".

4. Búsqueda y Selección del Curso a Eliminar

• En la página de "Administrar cursos y categorías", utilice la barra de búsqueda o navegue a través de las categorías para localizar el curso específico que desea eliminar.

• Una vez encontrado el curso, haga clic en el icono de la papelera (acciones) ubicado a la derecha del nombre del curso.

5. Confirmación de la Eliminación

• En el menú de acciones del curso, seleccione la opción "Eliminar".

• Moodle le presentará una advertencia importante sobre la eliminación permanente de todos los datos del curso.

• Lea la advertencia y, si está completamente seguro de proceder, haga clic en el botón "Continuar" o "Eliminar" para confirmar la acción.

6. Verificación (Opcional)

• Para verificar que el curso ha sido eliminado correctamente, intente buscar el curso nuevamente en la sección "Administrar cursos y categorías". Ya no debería aparecer en la lista.

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¿Cómo crear un usuario y dar permisos de administrador?

Este manual explica de manera sencilla el paso a paso para crear un nuevo usuario y asignarle el rol de administrador.

Paso 1: Ingresar como Administrador

Inicie sesión en Moodle con una cuenta que tenga permisos de Administrador.

Desde el menú principal, diríjase a: Administración del sitio > Usuarios > Cuentas > Añade un nuevo usuario.

Paso 2: Crear el nuevo usuario

Complete el formulario con los siguientes datos:

• Nombre de usuario: Identificador único sin espacios.
• Método de identificación: Seleccione el método con el que el usuario se identificará.
• Contraseña: En caso de que el método de identificación sea manual, ingrese una contraseña segura.
• Puede marcar la opción Forzar cambio de contraseña para que el usuario deba cambiarla en su primer inicio de sesión.
• Nombre y Apellidos: Datos completos de la persona.
• Correo electrónico: Debe ser válido y activo para recibir notificaciones.
• Opcionalmente, puede completar otros campos como ciudad, país o zona horaria.
• Haga clic en el botón Crear usuario para guardar los cambios.

NOTA: En caso de que el usuario deba de tener rol de Administrador, lo puede asignar de la siguiente manera:

Paso 3: Asignar el rol de Administrador

• Vaya a: Administración del sitio > Usuarios > Permisos > Administradores del sitio.
• En la columna derecha (Usuarios), busque el usuario recién creado.
• Selecciónelo y use la flecha o botón "Añadir" para moverlo a la columna izquierda (Administradores actuales del sitio).

Una vez realizado los pasos anteriores, el usuario podrá ingresar a la plataforma con los datos de acceso que le hayan asignado.

¿Cómo asignar una contraseña a un curso?

En esta guía verás el paso a paso para asignar una clave de matriculación a tu curso, lo que permitirá que solo los usuarios que tengan la contraseña puedan inscribirse.

Paso a paso para asignar clave de matriculación a un curso:

1. Ingreso al curso: Entre al curso que desea asignarle una clave de matriculación.

2. Pestaña Participantes: En el menú del curso, haga clic en la pestaña Participantes

3. Seleccionar Métodos: Verá un menú desplegable a la izquierda (donde suele decir "Usuarios matriculados"). Cámbielo por la opción Métodos de matriculación.

4. Habilitar la Auto-matriculación:

• • Localice la fila llamada Auto-matriculación (Estudiante).

  • Si observa que el icono del ojo tiene una línea cruzada, haga clic sobre él para habilitarlo.

5. Configurar la contraseña:

• • Haga clic en el icono de la tuerca (Editar) situado en esa misma fila.

  • Deslícese hasta encontrar el campo Clave de matriculación.

  • Haga clic en el icono del lápiz (o en el texto de inserción) y escriba la contraseña que desea entregar a sus alumnos.

6. Finalizar: Vaya al final de la página y haga clic en el botón Guardar cambios.

¿Cómo crear un grupo en un curso?

En esta guía verás el paso a paso para crear y organizar grupos dentro de tu curso, facilitando la gestión de equipos de trabajo y la división de estudiantes.

Paso a paso:

1. Acceso al panel de Grupos: Diríjase a la pestaña Participantes en el menú de su curso.
   
   

   

2. En el menú desplegable de la izquierda, seleccione la opción Grupos.

3. Creación del nuevo grupo: En la parte inferior, haga clic en el botón Crear grupo.

• • Asigne un Nombre del grupo (por ejemplo: "Equipo A", "Sección Lunes" o "Grupo de Proyecto").
    • Nota opcional: Si desea que el alumno entre al grupo automáticamente al inscribirse al curso, puede poner una contraseña diferente en el campo "Clave de matriculación".
    • Haga clic en Guardar cambios.

4. Asignación de estudiantes: En la pantalla principal, asegúrese de que el grupo creado esté seleccionado (resaltado en azul).

• • En la columna de la derecha, haga clic en Agregar/quitar usuarios.
  • En la lista de "Miembros", seleccione a los alumnos deseados (puede usar la tecla Ctrl para seleccionar varios) y haga clic en el botón Agregar en el centro.

4. Confirmación: Una vez que los nombres aparezcan en la columna de la izquierda ("Miembros del grupo"), haga clic en Regresar a los grupos.

¿Cómo crear una nueva categoría de curso?

¿Cómo crear un nuevo curso?

¿Cómo Ocultar/Mostrar un curso?

¿Cómo cargar y matricular usuarios por medio de archivo CSV?

¿Cómo matricular manualmente a un usuario en un curso?

Configuración del SMTP de Google para Moodle

Tabla de contenido

1. Introducción

IOMAD es una herramienta de gestión del aprendizaje construida sobre la plataforma Moodle que permite a las organizaciones administrar múltiples empresas y usuarios dentro de un mismo sitio. Una parte esencial de su funcionamiento es el envío de correos electrónicos: notificaciones de cursos, recuperación de contraseñas, confirmación de matrículas, mensajes de foros y avisos de actividades dependen de que la plataforma tenga configurado correctamente un servidor de correo saliente (SMTP).

Google no permite que aplicaciones externas inicien sesión en Gmail usando la contraseña normal de la cuenta. Para que Moodle pueda enviar correos a través de los servidores de Google es necesario crear una contraseña de aplicación: una clave de 16 caracteres, generada por Google, que se usa exclusivamente para una aplicación determinada y que puede revocarse en cualquier momento sin afectar la contraseña principal de la cuenta.

Este instructivo describe, paso a paso y con capturas de pantalla, cómo generar dicha contraseña en la cuenta de Google y cómo registrarla en la configuración SMTP de Moodle IOMAD.

2. Objetivo

Configurar el envío de correo electrónico de la plataforma Moodle IOMAD a través del servidor SMTP de Google, utilizando una contraseña de aplicación, con el fin de garantizar que las notificaciones de la plataforma lleguen de forma segura y oportuna a los usuarios.

3. Alcance

Este procedimiento aplica a los administradores de la plataforma Moodle IOMAD y a los responsables de la cuenta de Google Workspace que se utiliza como remitente de los correos. Inicia con el acceso a la configuración de seguridad de la cuenta de Google y finaliza con el guardado y la verificación de la configuración SMTP en Moodle.

4. Requisitos previos

5. Valores SMTP recomendados para Gmail

La siguiente tabla resume los valores que deben quedar registrados en la sección SMTP de Moodle al finalizar el procedimiento:

6. Procedimiento paso a paso

El procedimiento se organiza en seis fases. Cada paso incluye una descripción detallada y, cuando aplica, una captura de pantalla con su texto alternativo para lectores de pantalla.

Fase 1. Acceso a la configuración de la cuenta de Google

En esta fase se ingresa al panel de administración de la cuenta de Google (Google Workspace) que Moodle utilizará para enviar los correos electrónicos de la plataforma.

Paso 1Hacer clic en la foto de perfil para abrir el menú

Inicie sesión en su navegador con la cuenta de Google que se utilizará como remitente de los correos de Moodle (por ejemplo, la cuenta institucional de educación). En la esquina superior derecha de cualquier servicio de Google (Gmail, Drive o la página de la cuenta) haga clic sobre su foto de perfil o sobre el círculo con la inicial de su nombre. Esta acción despliega el menú de la cuenta, desde el cual se accede a todas las opciones de configuración.

Figura 1. Hacer clic en la foto de perfil para abrir el menú

Paso 2Seleccionar «Gestionar tu cuenta de Google» en el menú desplegable

En el menú que se despliega verá el nombre y el correo de la cuenta activa, junto con las opciones «Añadir otra cuenta» y «Cerrar sesión». Verifique que el correo mostrado corresponda a la cuenta que usará para el SMTP de Moodle y haga clic en el botón Gestionar tu cuenta de Google. Se abrirá la página de administración de la cuenta, donde se encuentran los ajustes de información personal, seguridad y privacidad.

Figura 2. Seleccionar «Gestionar tu cuenta de Google» en el menú desplegable

Paso 3Hacer clic fuera del menú para cerrarlo

Si el menú de perfil permanece abierto sobre la página de la cuenta, haga clic en cualquier espacio vacío de la pantalla (o en la «X» del menú) para cerrarlo. De esta manera queda visible el menú lateral izquierdo con las secciones de la cuenta y se evita hacer clic por error en opciones como «Cerrar sesión».

Figura 3. Hacer clic fuera del menú para cerrarlo

Paso 4Seleccionar «Seguridad e inicio de sesión» en el menú lateral

En el menú lateral izquierdo de la página de la cuenta aparecen las secciones Inicio, Wallet y suscripciones, Información personal, Seguridad e inicio de sesión, entre otras. Haga clic en Seguridad e inicio de sesión. En esta sección Google agrupa todas las opciones relacionadas con la protección de la cuenta, incluidas la verificación en dos pasos y las contraseñas de aplicación, que son necesarias para este procedimiento.

Figura 4. Seleccionar «Seguridad e inicio de sesión» en el menú lateral

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Fase 2. Revisión de la verificación en dos pasos

Google solo permite crear contraseñas de aplicación en cuentas que tienen activa la verificación en dos pasos. En esta fase se comprueba que esta protección esté habilitada y se ubica la opción de contraseñas de aplicación.

Paso 5Desplazarse por la página de seguridad para ver las opciones

Una vez dentro de «Seguridad e inicio de sesión», desplácese hacia abajo con la rueda del ratón o la barra de desplazamiento. Encontrará el resumen del estado de la cuenta («Tu cuenta está protegida»), la actividad reciente relacionada con la seguridad y el bloque Cómo inicias sesión en Google, que contiene la opción de verificación en dos pasos, las llaves de acceso y la contraseña de la cuenta.

Figura 5. Desplazarse por la página de seguridad para ver las opciones

Paso 6Seleccionar «Verificación en dos pasos» para configurar la seguridad

En el bloque «Cómo inicias sesión en Google» haga clic en Verificación en dos pasos. Compruebe que la opción indique que está activa (por ejemplo, «Activa desde: [fecha]»). Si aparece desactivada, debe activarla antes de continuar siguiendo el asistente de Google; de lo contrario, la opción de contraseñas de aplicación no estará disponible. Es posible que Google le solicite nuevamente su contraseña para confirmar su identidad.

Figura 6. Seleccionar «Verificación en dos pasos» para configurar la seguridad

Paso 7Desplazarse hacia abajo en la configuración de verificación

Se abre la página «Verificación en dos pasos», que explica la importancia de esta capa adicional de seguridad. En cuentas institucionales puede aparecer un aviso indicando que la verificación es obligatoria y no se puede desactivar. Desplácese hacia abajo para llegar a la sección Segundos pasos, donde se listan los métodos configurados para confirmar su identidad.

Figura 7. Desplazarse hacia abajo en la configuración de verificación

Paso 8Deslizar hasta encontrar la opción «Contraseñas de aplicación»

Continúe desplazándose por la sección «Segundos pasos», donde verá los métodos disponibles (notificación de Google, aplicación Authenticator, número de teléfono y códigos de verificación alternativos). Al final de la página se encuentra el bloque Contraseñas de aplicación. Google advierte que estas contraseñas no se recomiendan en la mayoría de los casos; sin embargo, son el mecanismo necesario para que Moodle pueda autenticarse en el servidor SMTP de Gmail.

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Fase 3. Creación de la contraseña de aplicación

En esta fase se genera una contraseña de 16 caracteres, exclusiva para Moodle, que reemplaza la contraseña normal de la cuenta en la configuración SMTP.

Paso 9Hacer clic en la opción «Contraseñas de aplicación»

En el bloque «Contraseñas de aplicación» haga clic en la fila del mismo nombre o en la flecha ubicada a la derecha. Si todavía no ha creado ninguna, el estado mostrará «Ninguna». Google puede solicitarle que vuelva a ingresar la contraseña de la cuenta antes de mostrar esta página.

Figura 9. Hacer clic en la opción «Contraseñas de aplicación»

Paso 10Hacer clic en el campo «Nombre de la aplicación»

En la página «Contraseñas de aplicación» se muestra una explicación sobre su uso y un recuadro con el texto «No tienes ninguna contraseña de aplicación». Haga clic dentro del campo Nombre de la aplicación para activarlo y poder escribir en él.

Figura 10. Hacer clic en el campo «Nombre de la aplicación»

Paso 11Escribir el nombre de la aplicación que se desea conectar

Escriba un nombre que identifique claramente el uso de la contraseña, por ejemplo Moodle o Moodle IOMAD – SMTP. Este nombre solo sirve como referencia para que usted u otro administrador puedan reconocer, más adelante, a qué sistema pertenece la contraseña y revocarla si es necesario.

Figura 11. Escribir el nombre de la aplicación que se desea conectar

Paso 12Hacer clic en «Crear» para generar la contraseña

Haga clic en el botón Crear, ubicado en la parte inferior derecha del recuadro. Google generará de inmediato una contraseña de aplicación asociada al nombre que escribió en el paso anterior.

Figura 12. Hacer clic en «Crear» para generar la contraseña

Paso 13Seleccionar la contraseña generada para copiarla

Se abre la ventana «Contraseña de aplicación generada», que muestra una clave de 16 letras agrupadas en cuatro bloques. Seleccione la contraseña completa con el ratón. Importante: esta es la única vez que Google mostrará la contraseña; si cierra la ventana sin copiarla, deberá eliminarla y generar una nueva.

⚠️ Importante: No comparta esta contraseña por correo, chat ni capturas de pantalla. Otorga acceso completo a la cuenta de Google.

Figura 13. Seleccionar la contraseña generada para copiarla

Paso 14Copiar la contraseña de aplicación generada

Con la contraseña seleccionada, cópiela con la combinación de teclas Ctrl + C (o Cmd + C en Mac), o con clic derecho y «Copiar». Los espacios entre bloques no son necesarios: Moodle aceptará la contraseña con o sin ellos, aunque se recomienda pegarla sin espacios. Después haga clic en Hecho para cerrar la ventana.

Figura 14. Copiar la contraseña de aplicación generada

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Fase 4. Ingreso a la plataforma Moodle IOMAD

Con la contraseña de aplicación copiada, el siguiente paso es ingresar a la plataforma educativa con una cuenta que tenga permisos de administrador del sitio.

Paso 15Cambiar a la pestaña de la plataforma educativa

Sin cerrar la pestaña de Google, cambie a la pestaña del navegador donde tiene abierta la plataforma Moodle IOMAD. Si no la tiene abierta, abra una nueva pestaña (Ctrl + T) y escriba la dirección web de la plataforma.

Paso 16Hacer clic en «Entrar» para iniciar sesión en la plataforma

En la página principal de la plataforma, ubique el botón Entrar en la parte superior derecha del menú principal y haga clic sobre él. El sistema lo llevará a la página de inicio de sesión.

Figura 16. Hacer clic en «Entrar» para iniciar sesión en la plataforma

Paso 17Ingresar las credenciales de administrador

En el formulario de inicio de sesión escriba el nombre de usuario y la contraseña de una cuenta con rol de administrador del sitio. Solo los administradores tienen acceso a la configuración del servidor de correo saliente. Puede consultar el video de este paso (se abre en una nueva pestaña).

ℹ️ Nota: Por seguridad, no comparta ni registre en este documento las credenciales de administrador.

Paso 18Seleccionar «Acceder» para entrar a la cuenta

Una vez diligenciados el usuario y la contraseña, haga clic en el botón Acceder. Si los datos son correctos, la plataforma iniciará la sesión; si aparece un mensaje de error, verifique que no esté activada la tecla de mayúsculas y vuelva a intentarlo.

Figura 18. Seleccionar «Acceder» para entrar a la cuenta

Paso 19Esperar a que cargue la página principal

Espere unos segundos mientras la plataforma carga la página principal con la sesión iniciada. Sabrá que ingresó correctamente porque en la esquina superior derecha aparecerán las iniciales o la foto de su usuario, junto con los íconos de notificaciones y mensajes.

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Fase 5. Acceso a la Administración del sitio

Desde la cuenta de administrador se accede al panel donde se encuentran todos los ajustes globales de la plataforma, incluidos los del servidor de correo.

Paso 20Hacer clic en «Administración del sitio» en el menú superior

Con la sesión iniciada, observe la parte superior de la página. Dependiendo del tema visual de la plataforma, la opción Administración del sitio puede aparecer directamente en la barra de navegación o dentro del menú de usuario. Ubíquela para continuar.

Figura 20. Hacer clic en «Administración del sitio» en el menú superior

Paso 21Seleccionar «Administración del sitio» para abrir la configuración

Haga clic en Administración del sitio. Esta sección concentra la configuración general de Moodle: usuarios, cursos, extensiones, apariencia, servidor y seguridad, entre otras.

Figura 21. Seleccionar «Administración del sitio» para abrir la configuración

Paso 22Navegar por las opciones de administración

Si la página de administración carga correctamente, verá las pestañas de categorías (General, Usuarios, Cursos, Calificaciones, Extensiones, Apariencia, Servidor, entre otras). Puede continuar directamente con la búsqueda de la configuración SMTP (paso 28). Si la página no carga o se le vuelve a pedir el inicio de sesión, continúe con los pasos 23 a 27.

Paso 23Abrir el menú de usuario en la esquina superior

En la esquina superior derecha de la página, junto a los íconos de notificaciones y mensajes, ubique el círculo con sus iniciales o su foto y la flecha que lo acompaña. Haga clic sobre él para abrir el menú de usuario.

Figura 23. Abrir el menú de usuario en la esquina superior

Paso 24Hacer clic nuevamente en el menú de usuario

Si el menú no se desplegó en el primer intento (por ejemplo, porque la página aún estaba cargando), haga clic una vez más sobre las iniciales o la flecha del menú de usuario.

Figura 24. Hacer clic nuevamente en el menú de usuario

Paso 25Seleccionar el menú de usuario para ver más opciones

Al desplegarse, el menú muestra opciones como Administración del sitio, Ver perfil, Calificaciones, Preferencias, Calendario, Archivos privados, Informes y Cerrar sesión. Verifique que la primera opción sea Administración del sitio; si no aparece, la cuenta con la que ingresó no tiene permisos de administrador.

Figura 25. Seleccionar el menú de usuario para ver más opciones

Paso 26Seleccionar «Administración del sitio» en el menú desplegable

Haga clic en Administración del sitio, identificada con el ícono de engranaje en la parte superior del menú desplegable.

Figura 26. Seleccionar «Administración del sitio» en el menú desplegable

Paso 27Esperar a que cargue la página de administración

Espere a que cargue por completo la página de administración. En la parte superior verá la ruta de navegación («Administración del sitio») y, a la derecha, el campo Buscar, que se usará en el siguiente paso.

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Fase 6. Configuración del servidor SMTP en Moodle

En esta última fase se ubican los ajustes de correo saliente y se registra la contraseña de aplicación generada en Google.

Paso 28Escribir «smtp» en el campo de búsqueda

En el campo Buscar de la página de administración, ubicado en la parte superior derecha, escriba la palabra smtp. El buscador de administración permite encontrar cualquier ajuste sin necesidad de recorrer manualmente todas las categorías.

Figura 28. Escribir «smtp» en el campo de búsqueda

Paso 29Presionar Enter para buscar la configuración SMTP

Presione la tecla Enter o haga clic en el botón de la lupa. Moodle mostrará en una sola página todos los ajustes que contienen la palabra «smtp».

Paso 30Seleccionar la opción de configuración SMTP

En los resultados, ubique la sección SMTP (ruta: Administración del sitio > Servidor > Correo electrónico > Configuración de correo saliente). Allí se encuentran los campos Servidores SMTP, Seguridad SMTP, SMTP Auth Type, Nombre de usuario SMTP, Contraseña SMTP y Límite de sesión SMTP.

Figura 30. Seleccionar la opción de configuración SMTP

Paso 31Desplazarse hasta los campos de configuración SMTP

Desplácese por la sección y verifique que los valores coincidan con los recomendados para Gmail (vea la tabla de valores SMTP recomendados). En particular, el campo Nombre de usuario SMTP debe contener exactamente el mismo correo de la cuenta de Google en la que se creó la contraseña de aplicación.

Paso 32Hacer clic en el campo «Contraseña SMTP»

Ubique el campo Contraseña SMTP (nombre interno smtppass). Si ya tiene una contraseña guardada, aparecerá oculta con puntos; haga clic en el ícono del lápiz para editarla y borre el contenido anterior. El ícono del ojo permite mostrar el texto para comprobar lo que se escribe.

Figura 32. Hacer clic en el campo «Contraseña SMTP»

Paso 33Pegar la contraseña de aplicación generada anteriormente

Con el cursor dentro del campo, pegue la contraseña de aplicación copiada en el paso 14 con Ctrl + V (o Cmd + V en Mac). Revise que no se hayan agregado espacios al inicio o al final. No utilice la contraseña habitual de la cuenta de Google, ya que Gmail la rechazará.

Figura 33. Pegar la contraseña de aplicación generada anteriormente

Paso 34Guardar los cambios para finalizar la configuración

Desplácese hasta el final de la página y haga clic en el botón Guardar cambios. Moodle mostrará un mensaje confirmando que los cambios se guardaron. A partir de este momento la plataforma enviará sus notificaciones mediante el servidor SMTP de Google. Se recomienda realizar la verificación del envío descrita a continuación.

✅ Resultado: Configuración completada. Continúe con la prueba de envío para confirmar que todo funciona.

↑ Volver a la tabla de contenido

7. Verificación del envío de correo

Para confirmar que la configuración funciona, envíe un correo de prueba desde Moodle:

8. Solución de problemas frecuentes

9. Recomendaciones de seguridad

↑ Volver a la tabla de contenido

Compartir cursos entre compañías en IOMAD

Tabla de contenido

1. Introducción

IOMAD permite administrar cursos y usuarios de distintas compañías dentro de una misma plataforma Moodle. Cuando varias compañías necesitan el mismo contenido formativo, compartir un curso evita crear copias independientes. De este modo, las actualizaciones del material se realizan en el curso original y se reduce el trabajo de mantener versiones duplicadas.

Este instructivo explica cómo habilitar Open sharing para que un curso pueda compartirse con todas las compañías de la plataforma. El procedimiento se basa en los controles que aparecen en las capturas suministradas y termina con una comprobación del ajuste. Compartir un curso amplía su disponibilidad; la matrícula de cada usuario depende de los métodos de inscripción, licencias, permisos y demás ajustes aplicables.

2. Objetivo

Configurar un curso de IOMAD con la opción Open sharing y verificar que el ajuste permanezca activo, para que otras compañías puedan utilizar el mismo curso sin duplicarlo.

3. Alcance

Aplica a administradores del sitio y a los responsables que tengan permisos para modificar los ajustes de cursos de IOMAD. Inicia con el acceso a la plataforma y finaliza con la verificación del valor de uso compartido. La asignación del curso a usuarios y su matrícula se gestionan por separado.

4. Requisitos previos

5. Modalidades de uso compartido

En la columna Is shared de IOMAD se elige el alcance del curso:

6. Procedimiento paso a paso

Las etiquetas de la interfaz pueden aparecer en inglés o en español según el idioma configurado. En los pasos se muestra el nombre que aparece en las capturas y, cuando ayuda a identificarlo, su traducción.

Fase 1. Acceso al panel de IOMAD

Paso 1 Iniciar sesión con una cuenta autorizada

Abra la dirección de la plataforma Moodle IOMAD. En la pantalla de acceso, escriba su nombre de usuario y contraseña y seleccione Acceder. Espere a que se cargue la página principal. Si no conoce sus credenciales o no tiene permisos de administración, solicite acceso antes de continuar; no use la cuenta de otra persona.

Figura 1. Formulario de acceso a Moodle IOMAD.

Paso 2 Abrir IOMAD dashboard

Desde el menú de administración de la plataforma, abra IOMAD dashboard (panel de IOMAD). Compruebe que aparece el selector Select a Company y la fila de pestañas que incluye Companies, Users y Courses. Si el panel no está disponible, revise los permisos de la cuenta.

Paso 3 Seleccionar la compañía del curso

En Select a Company, seleccione la compañía desde la que administra el curso. El nombre elegido debe quedar visible junto al selector. Si tiene acceso a varias compañías, confirme esta selección antes de modificar cualquier ajuste, porque la lista de cursos y las acciones disponibles dependen de la compañía y de sus permisos.

Figura 2. Panel de IOMAD y selector de compañía.

Fase 2. Ubicación de los ajustes del curso

Paso 4 Activar el modo de edición

Ubique el interruptor Modo de edición en la parte superior de la plataforma y actívelo. Verifique que el control cambie a su estado activo antes de continuar. Este modo permite modificar los valores que aparecen en la tabla de ajustes de cursos.

Figura 3. Interruptor Modo de edición activado.

Paso 5 Abrir la pestaña Courses

En el IOMAD dashboard, seleccione la pestaña Courses (Cursos). Se mostrarán las acciones relacionadas con la administración de cursos, entre ellas Manage IOMAD course settings.

Paso 6 Entrar en Manage IOMAD course settings

Seleccione Manage IOMAD course settings (Administrar ajustes de los cursos IOMAD). Espere a que aparezca la tabla de cursos. Si no encuentra esta acción, confirme que está en la pestaña Courses y que su cuenta tiene autorización para administrar cursos.

Figura 4. Acceso a Manage IOMAD course settings.

Fase 3. Activación y comprobación del uso compartido

Paso 7 Localizar el curso correcto

En Manage IOMAD course settings, revise el filtro Filter company/courses y, si hace falta, utilice Course search para encontrar el curso. Antes de editar, compruebe el nombre del curso y la compañía de la misma fila. La tabla puede mostrar varias filas y el cambio se aplicará únicamente al curso seleccionado.

Paso 8 Seleccionar Open sharing en Is shared

En la fila del curso, localice la columna Is shared (Es compartido). Abra su lista desplegable y elija Open sharing. Espere a que la plataforma procese el cambio. No seleccione Closed sharing si la intención es compartir el curso con todas las compañías: esa opción requiere definir compañías concretas en Assign to company.

Figura 5. Selección de Open sharing en la columna Is shared.

Paso 9 Confirmar que el ajuste se conservó

Compruebe que la columna Is shared muestra Open sharing en la fila del curso. Si su instalación muestra un control para guardar cambios, úselo. Luego actualice la página o vuelva a abrir los ajustes y confirme que el valor sigue activo. Si reaparece No, repita la selección y revise los permisos de edición.

7. Verificación del resultado

Resultado esperado: el curso puede utilizarse entre compañías sin crear una copia, y el valor de uso compartido permanece en Open sharing.

8. Solución de problemas frecuentes

9. Recomendaciones

Referencia funcional: Manage IOMAD course settings, documentación de IOMAD.

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Administrar las preferencias de notificación de un usuario en Moodle

Tabla de contenido

1. Introducción

Las notificaciones de Moodle informan sobre actividades de los cursos, publicaciones en foros, tareas, mensajes y otros eventos habilitados en la plataforma. Cada usuario puede decidir qué tipos de avisos desea recibir y por qué canal. Ajustar estas preferencias ayuda a conservar los avisos útiles y a reducir comunicaciones que no necesita.

Este instructivo muestra cómo acceder a Preferencias de notificación y configurar los canales Web y Email que aparecen en las capturas suministradas. También explica el control general Desactivar las notificaciones y cómo comprobar que los cambios se conservaron. Las opciones visibles pueden variar según los servicios y permisos habilitados por la administración del sitio.

2. Objetivo

Configurar las preferencias de notificación de una cuenta de usuario en Moodle, de forma general o por tipo de aviso y canal, y verificar que los cambios queden aplicados.

3. Alcance

El recorrido ilustrado modifica las preferencias de la cuenta con la sesión iniciada. Aunque la primera captura muestra el usuario admin, abrir su propio menú de perfil no cambia las preferencias de otros usuarios. Si un administrador debe revisar otra cuenta, necesita permisos para acceder al perfil de esa persona y a sus preferencias; debe confirmar el nombre del usuario antes de editar. Este instructivo no modifica las opciones generales de notificación del sitio.

4. Requisitos previos

5. Opciones de notificación

En la pantalla de preferencias, cada fila corresponde a un tipo de aviso. Los selectores de las columnas controlan el canal para esa fila:

Si el sitio tiene otros canales, como notificaciones móviles, pueden aparecer columnas adicionales. Algunas opciones pueden estar bloqueadas por la configuración institucional y no admitir cambios individuales.

6. Procedimiento paso a paso

Fase 1. Acceso a las preferencias

Paso 1 Iniciar sesión en Moodle

Abra la plataforma Moodle y escriba el nombre de usuario y la contraseña de la cuenta que desea configurar. Seleccione Acceder y espere a que cargue la página principal. Si usa una cuenta administradora, recuerde que los pasos siguientes afectarán a esa cuenta mientras permanezca en su propia sesión.

Figura 1. Formulario de acceso a Moodle.

Paso 2 Abrir el menú del perfil

En la esquina superior derecha, localice el icono o la foto de perfil de la cuenta activa. Haga clic sobre él para desplegar el menú personal. Compruebe que está trabajando en la cuenta correcta antes de modificar sus preferencias.

Figura 2. Icono del perfil de usuario en la barra superior.

Paso 3 Seleccionar Preferencias

Dentro del menú del perfil, haga clic en Preferencias. Esta opción abre la página desde la que se administran diferentes ajustes personales. No seleccione Calificaciones ni Informes, ya que conducen a funciones distintas.

Figura 3. Opción Preferencias en el menú del perfil.

Paso 4 Abrir Preferencias de notificación

En la página de preferencias, ubique el bloque Cuenta de usuario. Haga clic en Preferencias de notificación. Espere a que se muestre la lista de categorías y tipos de aviso con sus canales disponibles.

Figura 4. Enlace Preferencias de notificación en Cuenta de usuario.

Fase 2. Configuración de los canales

Paso 5 Revisar el estado general de las notificaciones

En la parte superior de la página, observe la casilla Desactivar las notificaciones. Debajo aparece una tabla organizada por categorías, por ejemplo Tarea, Módulo de encuesta y Foro. Identifique el tipo de aviso que desea cambiar y las columnas Web y Email; cada selector actúa sobre la fila correspondiente.

Figura 5. Pantalla de preferencias con casilla general y canales Web y Email.

Paso 6 Decidir si se desactivan todas las notificaciones configurables

Si necesita suspender de manera general las notificaciones de esta cuenta, marque Desactivar las notificaciones. Si solo desea dejar de recibir algunos correos o avisos web, mantenga la casilla sin marcar y ajuste únicamente las filas necesarias. No use la desactivación general para resolver un problema de un solo tipo de aviso.

Paso 7 Configurar los avisos Web

En la fila del evento que quiere modificar, utilice el selector de la columna Web. Déjelo activado si desea que el aviso aparezca dentro de Moodle o desactívelo si no desea recibirlo por este canal. Repita la operación únicamente en las filas pertinentes; cambiar Web no implica cambiar automáticamente Email.

Paso 8 Configurar los avisos Email

En la misma fila, utilice el selector de la columna Email. Manténgalo activado si el usuario debe recibir ese aviso por correo; desactívelo si solo desea evitar el mensaje por email. Revise cada categoría que resulte relevante, porque las preferencias se aplican por tipo de notificación y no a toda la columna a la vez. Si un selector está bloqueado, contacte al administrador del sitio en lugar de intentar forzar el cambio.

Fase 3. Comprobación de los cambios

Paso 9 Verificar que los selectores conservaron su estado

Después de cambiar una casilla o un selector, espere a que Moodle procese la acción. En la interfaz mostrada en el Word, los ajustes se guardan automáticamente y no es necesario pulsar un botón Guardar. Actualice la página o vuelva a entrar en Preferencias de notificación y compruebe que la casilla general y los canales modificados mantienen el estado elegido.

7. Verificación del resultado

8. Solución de problemas frecuentes

9. Recomendaciones

Referencia funcional: Notificaciones en Moodle 5.0.

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